Nejdřív si ujasněte, co má systém vyřešit
Rezervační systém se většinou pořizuje ze dvou důvodů. Buď vám telefon zvoní ve špičce a obsluha nestíhá hosty, nebo vám stoly zůstávají prázdné, protože rezervace nedorazila. Od toho, co vás pálí víc, se odvíjí, které funkce budete potřebovat.
Když jde o telefon, hledáte hlavně pohodlnou online rezervaci na webu, v mapách a na sociálních sítích. Když jde o hosty, kteří nepřijdou, rozhodují připomínky, snadné zrušení a zálohy.
Vlastní systém, nebo rezervační portál
Tohle jsou dvě různé služby a pletou se.
| Vlastní rezervační systém | Rezervační portál | |
|---|---|---|
| Co dělá | Bere rezervace na vašem webu a vede knihu rezervací | Je tržiště, kde hosté hledají, kam jít |
| Přivádí nové hosty | Ne, jen obslouží ty, kdo vás už našli | Ano |
| Jak se obvykle platí | Měsíční paušál | Poplatek za rezervaci nebo hosta |
| Komu patří kontakty | Vám | Záleží na podmínkách portálu |
Řada podniků používá obojí. V takovém případě si ohlídejte, aby rezervace z portálu padaly do stejné knihy jako ty z webu. Dvě oddělené knihy dřív nebo později skončí dvakrát prodaným stolem.
Co udělá nejvíc proti hostům, kteří nedorazí
- Připomenutí den předem e-mailem nebo SMS. Zjistěte, jestli jsou SMS v ceně, nebo se platí zvlášť.
- Zrušení na jedno kliknutí. Host, který nemůže, rezervaci radši zruší, když to jde bez telefonování.
- Potvrzení u velkých skupin. U stolu pro deset lidí se vyplatí chtít potvrzení den předem.
- Záloha nebo garance kartou na vytížené termíny a akce. Ne každý systém to umí, tak se ptejte konkrétně.
Zálohy nedávejte plošně. U běžného úterního oběda hosty spíš odradí. Smysl mají u silvestra, degustačních večerů a velkých skupin.
Plánek stolů a obrátky
U malého bistra stačí počet míst na čas. Restaurace s více sály potřebuje plánek, spojování stolů a nastavení, jak dlouho rezervace trvá. Bez toho vám systém buď pustí víc hostů, než usadíte, nebo naopak drží stůl zbytečně celý večer.
Vyzkoušejte si i obsluhu během směny. Jak rychle číšník přidá hosty, kteří přišli bez rezervace? Jde rezervaci přesunout na jiný stůl jedním tahem? Tohle se v prezentaci dodavatele obvykle neukazuje a v provozu to děláte desetkrát za večer.
Otázky pro dodavatele
- Platím paušál, nebo za každou rezervaci? A co když mi rezervací přibude?
- Jde rezervační formulář vložit do mého webu a do profilu na Googlu?
- Kde jsou uložená data hostů a dostanu je při ukončení služby v exportu?
- Je systém propojený s mojí pokladnou? Pokud ano, co přesně se přenáší?
- Funguje aplikace pro obsluhu na telefonu i na tabletu?
Jak vybírat v katalogu
V kategorii Rezervační systémy najdete nástroje s ověřenými funkcemi a cenou tam, kde ji dodavatel zveřejňuje. Výběr si můžete zúžit podle typu provozu, třeba na rezervační systémy pro restaurace nebo pro kavárny.
U řady rezervačních nástrojů máme zatím ověřených jen pár funkcí. Neznamená to, že toho umí málo. Znamená to, že jsme k dalším funkcím nenašli spolehlivý veřejný zdroj. Proto si vyzkoušejte zkušební verzi, a pokud není, chtějte ukázku na vlastním plánku stolů.