Tři zkratky, které potřebujete znát
Hotelový software se skládá ze tří částí. Dodavatelé je prodávají dohromady i zvlášť, takže je dobré vědět, co která dělá.
| Část | K čemu je |
|---|---|
| PMS (hotelový systém) | Kalendář rezervací, pokoje, check-in, účty hostů, úklid |
| Channel manager | Posílá ceny a obsazenost na prodejní portály a zpátky stahuje rezervace |
| Booking engine | Rezervační formulář na vašem webu pro přímé rezervace |
Penzion s pěti pokoji, který prodává přes jeden portál, zvládne obsazenost hlídat ručně. Jakmile přidáte druhý portál a vlastní web, začne hrozit, že jeden pokoj prodáte dvakrát. Channel manager tohle riziko odstraní, protože po každé rezervaci zavře termín všude ostatně.
Přímé rezervace versus portály
Portály přivádějí hosty, kteří by vás jinak nenašli, a berou si za to provizi. Rezervace přes váš web provizi nestojí. Host, který u vás už byl, nemá důvod rezervovat znovu přes portál, pokud to na vašem webu jde stejně pohodlně.
Proto se vyplatí chtít booking engine, který funguje dobře na telefonu, umí platbu předem a pošle potvrzení automaticky.
Povinnosti, se kterými má systém pomoct
Ubytování má agendy, které restaurace nezná.
- Evidence hostů. Ubytovatel vede evidenční knihu pro účely místního poplatku z pobytu. Pravidla stanoví zákon o místních poplatcích a vyhláška vaší obce.
- Poplatek z pobytu. Vybíráte ho od hostů a odvádíte obci. Sazbu a osvobození si určuje obec, takže se liší místo od místa.
- Hlášení cizinců. Ubytování cizince se oznamuje cizinecké policii a vede se domovní kniha. Vychází to ze zákona o pobytu cizinců.
Hotelový systém tyhle údaje sbírá už při rezervaci a check-inu, takže z nich umí připravit podklady. Rozsah se u jednotlivých produktů liší. Ptejte se konkrétně: co systém vygeneruje sám, co se odesílá automaticky a co dál děláte ručně. Aktuální znění povinností si ověřte u své obce a účetní, zákony se mění.
Co rozhoduje u malého ubytování
Velký hotel má recepční na směny a IT oddělení. Penzion má majitele s telefonem. Proto u malého ubytování rozhodují jiné věci než délka seznamu funkcí.
- Ovládání z telefonu. Rezervaci potvrzujete odkudkoli.
- Automatické e-maily. Potvrzení, pokyny k příjezdu, kód od dveří, poděkování po odjezdu.
- Online check-in. Host vyplní údaje předem a vy je nepřepisujete z občanky.
- Platby předem. Méně hostů, kteří nedorazí, a méně hotovosti.
- Sezónní režim. Zjistěte, jestli platíte i za měsíce, kdy máte zavřeno.
Když máte i restauraci nebo bar
Jakmile hosté jedí a pijí u vás, chcete jim útratu připsat na pokoj. K tomu musí být hotelový systém propojený s pokladnou. Někteří dodavatelé mají vlastní pokladní modul, jiní se napojují na pokladny třetích stran. Ověřte si přesně tu kombinaci, kterou budete mít. Obecné „máme integrace“ nestačí.
Jak číst ceny
Hotelové systémy se obvykle platí podle počtu pokojů nebo lůžek, někdy s provizí z přímých rezervací a s příplatky za moduly. Hodně dodavatelů ceník nezveřejňuje a posílá nabídku podle velikosti ubytování. V katalogu u nich proto najdete „Cena neuvedena“ nebo „Nabídka na míru“.
Až budete nabídky srovnávat, chtějte je na stejný rozsah: stejný počet pokojů, stejné moduly, stejné portály. A zeptejte se, kolik stojí přechod, tedy přenesení už přijatých rezervací a napojení portálů.
Otázky pro dodavatele
- Na které portály je channel manager napojený a jak rychle se změna obsazenosti přenese?
- Co systém připraví pro poplatek z pobytu a hlášení cizinců?
- Jak dlouhý je závazek a co se stane s daty hostů, když skončím?
- Je podpora dostupná o víkendu a v sezóně večer?
Jak vybírat v katalogu
Nástroje jsou v kategorii Hotelové systémy. Výběr podle velikosti najdete na stránkách software pro penziony a software pro hotely. U hotelových systémů máme zatím ověřených méně funkcí než u pokladen, protože dodavatelé zveřejňují méně podrobností. O to víc se vyplatí osobní ukázka na vašich pokojích a cenách.