Co PMS dělá každý den
PMS je pro hotel totéž co pokladna pro restauraci: místo, kde je pravda o tom, co je prodané. Recepční v něm vidí kalendář pokojů, ubytuje hosta, připíše mu na účet minibar a večeři a při odjezdu vystaví doklad. Pokojská v něm vidí, které pokoje má uklidit jako první.
Kolem něj stojí další nástroje. Channel manager posílá volné pokoje na portály, booking engine bere rezervace na vašem webu. Když spolu nemluví, přepisujete rezervace ručně a dřív nebo později prodáte pokoj dvakrát.
Kolik systému potřebuje malý provoz
Penzion s 8 pokoji nepotřebuje to, co hotel se sto dvaceti. Správa konferenčních sálů, skupinové rezervace a noční audit jsou funkce, za které zaplatíte a nikdy je neotevřete.
Malému provozu stačí kalendář, on-line rezervace, napojení na portály a doklady. Podle toho vybírejte i cenu: paušál za pokoj dává u osmi pokojů jiné číslo než pevná měsíční částka.
Naopak se nevyplatí šetřit na ovládání. V penzionu systém obsluhuje majitel, brigádnice a občas babička. Jestli ubytování hosta zabere víc než pár klepnutí, vrátí se všichni k papírové knize.
Na co se zeptat
Česká specifika jsou místo, kde zahraniční systémy ztrácejí. Ptejte se, jestli PMS připraví podklady pro místní poplatek z pobytu, jestli umí hlášení ubytovaných cizinců a evidenční knihu a jak vystavuje doklady s českými sazbami DPH.
Druhý okruh jsou data. Až budete systém měnit, chcete s sebou historii rezervací a kontakty hostů. Postup výběru rozebírá článek Jak vybrat hotelový systém pro penzion a malý hotel, nástroje jsou v kategorii Hotelové systémy.